Flere Workspace-brukere kan nå administrere Google Dokumenter-godkjenninger på ett sted

Arbeidsområdeøkter

Dele:

Flere Workspace-brukere kan nå administrere Google Dokumenter-godkjenninger på ett sted. Dette er en enorm tidsbesparelse for travle fagfolk som trenger å spore og administrere godkjenninger for teamets Google Dokumenter.



Til dags dato, hver gang noen ber om tilgang til å se eller redigere et dokument, komme med kommentarer og så videre, mottar brukere en e-post, en Google Chat-ping, og til og med flere av disse på telefonene sine. Du kan godkjenne eller avvise disse forespørslene overalt bortsett fra det stedet det er mest fornuftig å gjøre det – dokumentet. Det virker som en greie med sunn fornuft, ikke sant? Vil du tillate brukere å håndtere disse rett ved kilden? Vel, evnen til å gjøre det var tidligere lagt til i beta , og utvides nå til flere Workspace-brukere!

Fil > Godkjenninger

Å sikre dokumentgodkjenninger kan være vanskelig når man samarbeider med flere interessenter og konkurrerer prioriteringer. Denne funksjonen gjør det enkelt å sikre disse godkjenningene og se hvem som har godkjent dem.

Google Workspace-oppdateringer

Google vil at denne oppdateringen skal gjøre det enklere for deg og organisasjonen din – også de utenfor den som du samhandler med – å bli varslet synkronisert med deg når det er gjort endringer i et dokument, eller når den siste versjonen av et dokument er revidert. -godkjent. I tillegg, når alle anmeldere har gitt sin personlige godkjenning, blir filen låst og kan ikke redigeres slik at alt holdes rettferdig og integriteten opprettholdes.

Du lurer kanskje på hvorfor integritet må være en faktor for Google Dokumenter. Vel, mange ganger bruker selskaper tjenesten til å sende og signere juridiske dokumenter eller for å få andre formelle godkjenninger. Hvis noen signerer eller endrer et dokument for å vise at de godkjenner spesifikke vilkår, vil du ikke at noen går inn senere og endrer ting for å få det til å virke som om du har godtatt noe annet, ikke sant? Google Dokumenter er svært samarbeidende, og i sin natur er det veldig åpent for redigeringer. Dette endrer det i miljøer der det kan være nødvendig å låse ned disse frihetene.

Uansett, når et dokument er satt for godkjenning, vil alle involverte få et Gmail-, Chat- og eller nettleservarsel som jeg tidligere nevnte (du kan håndtere disse hvis de blir for uhåndterlige, som jeg gjør, og kan følge sporet for å godkjenne dokumentet. Dokumentverten eller eieren kan også angi en forfallsdato før godkjenning er nødvendig, noe som er en velkommen funksjon.

Som du forventer hvis flere brukere blir bedt om å godkjenne et dokument, vil det kun bli ansett som godkjent etter at den siste personen gjør det, og hvis én person avviser det, avvises hele dokumentet for alle. Hvis noen gjør en endring før alle godkjenner, må de alle godkjenne på nytt, og når alle godkjenninger er inne, er dokumentet låst. Rettferdig er rettferdig, ikke sant?

Jeg er interessert i å lære hvem av dere som skal bruke denne funksjonen og hvordan. Jeg er alltid spent på å lære om mangfoldet av brukstilfeller for Googles tjenester, så slipp en kommentar nedenfor slik at vi kan diskutere! Hvis du ikke ser Godkjenninger-knappen under dokumentets Fil-seksjon ennå, så hold deg fast – den ruller ut for både Rapid Release- og Scheduled Release-domener akkurat nå, og vil fortsette å gjøre det i løpet av de neste dagene. Å få folk til å bruke dette og standard til det fremfor andre tjenester vil være Googles neste kamp.

Arbeidsområde Essentials
Business Standard
Business Plus
Enterprise Essentials
Enterprise Standard
Enterprise Plus
Education Plus
ideelle organisasjoner
G Suite Business
G Suite Enterprise
Drive Enterprise
G Suite for utdanning
G Suite Enterprise for Education
G Suite for ideelle organisasjoner

Tilgjengelig

Bedriftsstarter
Grunnleggende om utdanning
Utdanningsstandard
Frontlinje
G Suite Basic
Personlige Google-kontoer

Ikke tilgjengelig

Del Med Vennene Dine :